みなさんこんにちは。
今回は管理職の悩み 部下に任せるということ【その３】任せる② をお届けします。
はじめに
前回は「任せる」ということについて少し触れました。
多くの管理職が任せることの難しさを実感していると思います。
任せるということは、任せる仕事の勘所をつかんでおいて、任せる人の特性をつかんでうまく仕事をこなしてもらうことです。
多くの管理職はよくこういいます。
「自分でやった方が早い」
そんなの当たり前です。
でもこの言葉が出てしまう管理職はまだひよこレベルです。
自分のキャパの３倍４倍の仕事を頼まれたとき、どうやって仕事をこなしていくか。
それには人をうまく使うしか方法がないから、任せるという行為が発生するのです。
つまり、管理職には任せる能力が必須なのです。
では任せ方について考えていきましょう。
部下への任せ方
部下が管理職より仕事ができないのは当然です。
できないことがいっぱいあります。
だから仕事の遂行能力も足りず、ミスもします。
部下に任せられない管理職は、１人前であることが仕事を任せる前提と考えます。
これは一見当然のように見えます。
「１人前でないから任せられない」
「仕事をやらせたらお客様に迷惑をかける」
「当初予算立てしたコストを食い潰してしまう」
「納期を設定してもそれまでにできない」
「納期に間に合わすために、急かしたりミスを叱責したりするとパワハラと言われかねない」
部下に任せられない管理職は、こんなことを考えてしまいます。
仕事を任せなければいつになっても部下は成長しません。
だから部下に任せられない管理職は、いつまで経っても忙しさから免れられないのです。
仕事を細分化して、部下ができることを見出す
部下に任せられない管理職は、ある意味思考停止しています。
できないことをあげつらい、できない部下をあてがわれた被害者と思っています。
できない部下を使わないので、部下は毎日定時で会社から帰り、自分だけが残業手当ももらえずに遅くまで仕事をすることになったりします。
それでますますイライラが募ります。
忙しさにかまけて、どうやったらこの状況を脱することができるのかを考えられません。
マクドナルドなんかを見ると、普通の高校生が立派に仕事をこなしています。
介護施設では日本語が片言の外国人が、立派に仕事をしています。
こういうのをみていると、僕が所属しているソフトウェア業界は遅れているなと思うのです。
お客様からの要求を汲み取り、それを設計書の起こしプログラムを書いて、テストをして納品する。
ソフトウェア業界ではこんな作業をするのですが、これらのことが一通りできて１人前です。
そしてこれらが一通りできるようになるには、一般的に５年程度の時間を要します。
これらの作業を細分化すると以下のようなものが上がってきます。
- 打ち合わせの日程調整
- ヒアリング
- 議事録作成
- 設計書作成
- 設計書レビュー
- レビュー記録
- 課題管理表の起票
- 質問票の起票
- スケジュール作成
- 予実対比
- 工数管理
- 経費管理
- 開発環境構築
- プログラム作成
- ソースレビュー
- テスト仕様書の作成
- テストデータの作成
- テスト実施
- テスト結果資料の作成
- リリース準備
- リリース
など
これらを一通り教えて育てるには長い時間がかかります。
でもこれらの中の２、3をピックアップして教えていくのならそれほど多くの時間はかかりません。
もしかしたら教えなくてもできるものもあるかもしれません。
マクドナルドや介護施設とソフトウェア業界の典型的な違いは属人化です。
マクドナルドや介護施設は時間が来たら、別の人に交代しても仕事が進みます。
ソフトウェア業界は、「この人じゃないとできない」というものが多く、属人化してしまっています。
この流れを汲んで、個人が責任を持って作業をするというのが基本的な考え方になっているのかもしれません。
部下に先程あげた作業項目を１つずつ教えてできるようになってもらう。
そして、できるようになった項目だけを繰り返しやってもらう。
こういう工夫をすることで、１人前になっていない部下でも１人分の仕事ができるはずです。
こういうことを言うと
「理論上はそうだけど、そんな簡単じゃないです」
という言い訳もよく聞きます。
でもやりもしないでそう言っている人が多いです。
部下が仕事を覚えるのも１つ１つの積み重ねです。
簡単なことからやらせてみて、できるようになる。
そして自信をつけてもらう。
この繰り返しで仕事ができるようになっていくのです。
だから管理職はこういうことにもっと頭を使うべきです。
「教える順番はどうしたら効率的か」
「どの順番で教えるのが部下の頭に入りやすいか」
「難しいものをどうやったら分かりやすく説明できるか」
「部下の理解度をどうやって確かめるか」
こういうことを考える時間をとると、少しずつ部下に任せることができるようになってきます。
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